Елизавета Слезкина — основательница сервиса для поиска партнеров W2W Match. За два года работы проект объединил и вывел на новый уровень более 200 российских компаний малого и среднего бизнеса.
Крутой поворот: как организовать командировку, которая точно пройдет по плану
Иногда для того, чтобы зацепиться за счастливый шанс, нужно объехать полстраны или даже полмира. Чаще всего это приходится делать фаундерам и топ-менеджерам, которые проводят в командировках в общей сложности месяцы, если не годы. Организация деловых поездок — процесс ответственный, тут многое может пойти не так. «Правила жизни» вместе с предпринимателями — номинантами на премию «Современники» Елизаветой Слезкиной, Даниилом Макатровым и Эльвисом Каримовым попытались понять, как собраться в командировку и не растеряться по дороге.
Даниил Макатров — спортсмен и основатель системы трекинга спортсменов в режиме реального времени YouChip. Умные датчики тестировали хоккеисты Александр Овечкин, Илья Ковальчук и Артемий Панарин.
Эльвис Каримов — франчайзер и сооснователь сети логопедических центров «Разноцветные цыплята». Его бизнес начался с поддержки логопедической практики сестры, постепенно превратившись во франшизу федерального масштаба.
Представьте, что вам внезапно нужно попасть по делам в отдаленный уголок планеты, о котором вы даже толком не слышали. Прямых рейсов нет, как туда добираться — непонятно. Что вы будете делать?
Елизавета Слезкина: Я путешественник со стажем. Успела объездить около 55 стран, и, конечно, в дороге случалось разное. Маршруты тоже бывали сложными. Но в целом благодаря опыту мне обычно легко удавалось все спланировать.
Если точка назначения действительно довольно экзотическая, я в первую очередь ориентируюсь на рекомендации тех, кто там уже побывал. Захожу в интернет, смотрю, какие маршруты они строили, как вообще добирались. Потом изучаю, какие аэропорты, палубные станции, вокзалы находятся рядом. Пытаюсь проложить оптимальный путь, а дальше уже захожу на местные агрегаторы, проверяю расписание, ищу доступные билеты и анализирую, что с чем стыкуется. Для меня это скорее удовольствие, а не стресс.
Даниил Макатров: Обычно я делегирую эти задачи нашему ассистенту. Но бывают командировки, которыми я особенно дорожу и поэтому планирую сам. Вот, например, недавно мне нужно было улететь на кипрский саммит. Он проходил в Лимасоле, где аэропорта нет. Пришлось искать билеты в ближайший город, потом договариваться о трансфере на автобусе. А до поездки оставалась всего неделя.
Эльвис Каримов: У меня есть бизнес-ассистент, и, как правило, я перед ним ставлю эту задачу. Объясняю, в какую страну лечу и в какие даты, рассказываю о своих пожеланиях по переезду и перелету. Признаюсь честно, я не люблю планировать поездки сам — сидеть по полчаса выбирать рейсы. Так что для меня даже покупка билетов — это катастрофа.
Вам нужно срочно организовать поездку для трех сотрудников в три города с синхронными вылетами. Как лучше это сделать?
Елизавета Слезкина: На агрегаторах есть возможность фильтрации рейсов по времени вылета. Система сама выдаст наиболее близкие друг к другу предложения, а дальше останется только оформить покупку. Лично для меня удобнее, чтобы этим занимался один человек. Можно поручить эту задачу, например, секретарю или администратору офиса. Потому что если каждый сотрудник будет сам бронировать для себя билеты, велика вероятность, что кто-нибудь купит что-то не то.
Даниил Макатров: Наверное, я бы попросил сотрудников самостоятельно все запланировать и купить билеты. Мы бы потом по чекам все компенсировали. Другой вариант — поручить организацию поездок какому-то одному человеку, но на стыковку расписаний и правда половина рабочего дня может уйти.
Эльвис Каримов: Каждый из трех сотрудников разработал бы свой план, выбрал рейсы и отправил всю информацию ассистенту, который бронирует билеты. Другого варианта я не вижу.
У нас в компании 140 филиалов, и иногда мы устраиваем офлайн-конференции для сотрудников со всей России. Бывает, что десять человек одновременно едут в одну точку из разных уголков страны. В таких ситуациях ассистент должен все продумать: кто полетит на самолете, кто предпочитает машину или поезд, кто где будет жить. Но решается это все заблаговременно.
В командировку вы отправляетесь не один. С вами еще несколько коллег из разных отделов — среди них топ-менеджеры и рядовые сотрудники. Как соблюсти интересы и предпочтения каждого, выбрать подходящие варианты размещения и при этом не убить на это один или даже парочку рабочих дней?
Елизавета Слезкина: Обычно этим занимается личный помощник топ-менеджера, который организует перелет для всей группы. Он связывается с отелем и уточняет, номера каких категорий есть в наличии. У руководителя могут быть личные пожелания: условно, «хочу жить в этом месте». Как правило, речь идет про сетевые отели, которые гарантированно дадут хороший сервис. А все остальные сотрудники остановятся в других гостиницах. Так или иначе, один день на поиск вариантов размещения точно можно убить.
Даниил Макатров: Мы с директором продукта недавно ездили на форум и жили вместе в двухместном номере. Как говорится, мы люди не гордые, миллиарды пока не зарабатываем. Но можно в целом и для каждого просто снять стандартный номер.
Эльвис Каримов: У нас есть регламенты по заселению. В одном номере не должно быть больше двух человек. Как правило, у всех одинаковые комнаты, но для учредителей ассистент на свое усмотрение может выбрать номер получше с небольшой разницей в цене. Бывает, что сотрудник сам просит повысить уровень и готов за это доплатить.
Был долгий перелет — вы наконец-то прилетели в другой город. У стойки выдачи багажа вы понимаете, что ваш чемодан с одеждой и ноутбуком не прилетел. Через четыре часа важная презентация. Как можно спасти ситуацию?
Елизавета Слезкина: Расслабиться, поехать в торговый центр и переодеться. По дороге написать помощнице и попросить переслать нужные для встречи файлы. Проблема возникнет только в том случае, если важные документы хранились в единственном экземпляре на том самом ноутбуке. Но такое почти никогда не случается — все равно любые презентации обычно куда-то пересылаются или загружаются, с кем-то согласовываются, а значит, их можно найти в чьей-нибудь электронной почте.
Даниил Макатров: Я обычно не беру с собой багаж — только ручную кладь. А костюмы перевожу в кофре, который тоже можно взять в салон. Но если вдруг действительно возникла такая проблема, можно заехать в ближайший магазин, купить рубашку и брюки, а презентацию выгрузить на телефон с облачного диска.
Эльвис Каримов: С одеждой всегда можно вопрос решить. А презентации, которые хранятся на ноутбуке, я обычно составляю сам, поэтому на 80% помню всю структуру. Так что доклад могу пересказать по памяти — это даже произведет дополнительный эффект на аудиторию.
В крайнем случае, если выступление через час, а все важные файлы потеряны, я бы позвонил ассистенту и попросил за 40 минут пересобрать презентацию. Я знаю своих сотрудников — они бы точно все успели.
Вы заселяетесь в отель, который на фотографиях выглядел прекрасно, но ожидания разошлись с реальностью: в номере пахнет сыростью, кондиционер сломан, вместо красивого вида — окно, выходящее во внутренний двор. Конференц-зал, в котором должны пройти переговоры, внезапно закрылся на ремонт. На дворе ночь. Как вы поступите?
Елизавета Слезкина: Самая большая проблема — конференц-зал, потому что с дискомфортом и недосыпом вполне можно смириться. Я бы в такой ситуации параллельно вела два процесса. Во-первых, позвонила бы человеку, который организовывал поездку, чтобы он подключился и нашел другие варианты размещения. Во-вторых, я бы сама села в лобби и начала искать и обзванивать другие отели, которые находятся поблизости. Если нигде нет свободного конференц-зала, повела бы партнеров в какой-нибудь ресторан и попросила забронировать для нас отдельную комнату на пару часов.
Даниил Макатров: Я в детстве играл в хоккей и иногда на сборах жил с командой в таких условиях, что страшно вспомнить. У нас были комнаты на 20 человек, которые выглядели как казармы. Так что если в номере плесень или плохо пахнет, это еще ничего. Недавно у меня была командировка в Узбекистан — и хотелось сэкономить на проживании в отеле. Так я у друга спал на кухне.
Эльвис Каримов: Мы столкнулись с похожей ситуацией два года назад. Приехали в отель, зашли в местный конференц-зал и поняли, что там жара катастрофическая. Мы срочно с командой начали перетаскивать столы и стулья в другое помещение.
А так обычно я звоню коллегам и прошу найти отель поблизости. Лучше полночи потратить на поиски, чем спать непонятно где, непонятно как и непонятно с каким «букетом» проснуться на утро.
Командировка закончилась, а работы прибавилось. Помимо того чтобы решать текущие задачи, нужно составлять авансовый отчет или требовать его от сотрудников. Объем бумажной волокиты увеличивается в разы. Можно ли как-то оптимизировать процессы?
Елизавета Слезкина: Я сама не люблю всем этим заниматься. Помню, один раз потеряла посадочные талоны, которые нужны были для отчетности. Пришлось ехать в аэропорт и восстанавливать их, подписывать какие-то документы. Всегда хотелось «сгрузить» эти задачи на человека, который во всем этом разбирается, или же автоматизировать процессы.
Даниил Макатров: Мы обычно пользуемся сервисами, в которые можно загружать командировочный бюджет и следить за расходами. Так что процесс автоматизирован.
Эльвис Каримов: Скажу честно, я ни разу не занимался бумажной волокитой. Я бы все нужные документы и чеки привез в офис и попросил ассистента с бухгалтером их разобрать и разложить. Я не люблю что-то сканировать, собирать, отправлять.
Реклама. ООО «Яндекс.Такси»